サイトコントローラーで業務効率化！特徴と選定ポイントを解説

宿泊業界の競争が激化する現代、効率的な運営と収益の最大化を目指す経営者にとって、業務の効率化は不可欠です。このような状況下で、複数の宿泊予約サイトを一括で管理できる「サイトコントローラー」が注目されています。本コラムでは、サイトコントローラーの役割と具体的な機能、そして導入する際の選定ポイントについて詳しく解説します。

サイトコントローラーとは

宿泊業界での業務効率化を図るために欠かせないツールの一つに、サイトコントローラーがあります。サイトコントローラーとは、複数の宿泊予約サイト（オンライン・トラベルエージェント。以下、OTA）をはじめ、自社の予約サイトやリアルエージェントなどを一括で管理できるシステムです。サイトコントローラーによって管理できるサイトは異なりますが、主要なOTAや自社予約サイトに対応しているものが一般的です。

国内の代表的なサイトコントローラーは下記になります。

• TEMAIRAZU（手間いらず）

• TL-リンカーン

• ねっぱん！サイトコントローラー++

• らく通with

サイトコントローラーの役割

OTAごとに異なるシステムにログインして在庫管理を行う従来の手法は、時間と労力を要するだけでなく、ヒューマンエラーによるオーバーブッキングのリスクも高まります。サイトコントローラーを利用することにより、複数のOTAの在庫を一元管理することができ、リアルタイムで同期することで、こうした課題を解決し、業務効率化を図ることができます。

また、予約状況を一目で把握できるため、迅速な対応が可能になります。

PMSとの違い

サイトコントローラーとPMS（プロパティ・マネジメント・システム）は、どちらも予約に関するツールですが、それぞれの役割は異なります。先述の通り、サイトコントローラーは、外部の各予約サイトの管理や運用を行うツールです。一方、PMSはフロント業務の管理を行うツールで、予約管理、部屋割り、領収書の発行など、宿泊施設内部の運営に必要な機能が一通り揃っています。

PMSについては以下の記事で詳しく解説しているので、合わせて参考にして下さい。
>>　ホテル管理システム（PMS）とは？導入するメリットと注意点も解説

サイトコントローラーの中には、PMSと連携できる機能を搭載したものもあります。サイトコントローラーとPMSを連携することで、部屋割りや領収書の発行などのフロント業務と、予約サイトの在庫や料金の管理を一元化し、さらなる業務効率化を実現することが可能です。

サイトコントローラーの機能

サイトコントローラーには様々な機能が搭載されており、各サイトコントローラーによって搭載されている機能は異なります。今回は、その中でも特に重要なものを3つご紹介します。

在庫・料金の管理

在庫や料金の管理はサイトコントローラーの主な機能です。各OTAの在庫や料金を一元的に設定・管理し、予約が発生した際には全予約サイトの在庫を自動で即時反映することができます。これにより、手動での在庫調整の手間を省き、オーバーブッキングのリスクを軽減することができます。

予約情報の管理

サイトコントローラーでは、各予約サイトからの予約情報を一元管理することで、予約日・チェックイン日・予約者情報やプラン等を一覧で確認することができます。さらに、予約の変更やキャンセルを行うこともできます。また、必要に応じてFAXやメールでの通知も可能です。これにより、施設側は予約状況をリアルタイムで把握し、迅速な対応を行うことができます。

データの蓄積・レポート機能

サイトコントローラーでは、顧客や予約データを自動的に蓄積します。また、サイトコントローラーによってはデータをレポートの形にして、CSVなどで出力することも可能です。これにより、月別や予約者別のデータ分析が可能となり、適切なマーケティング施策やレベニューマネジメント（収益最大化のための戦略）を行うことができます。また、これらのデータを活用することで、より精度の高い経営判断が可能になります。

サイトコントローラーの導入メリット

サイトコントローラー導入のメリットはたくさんありますが、ここでは下記2点に着目して解説していきます。

• 業務効率化
• 売上向上

業務効率化

サイトコントローラーの導入により、各予約サイトごとの管理を一元管理にすることで、大幅な業務効率化を実現することができます。これにより、手間と時間を大幅に削減し、より重要な業務に集中することが可能となります。

また、サイトコントローラーを適切に運用することで、オーバーブッキングなどのリスクも回避可能です。一部のサイトコントローラーでは、蓄積した情報から自動で価格設定を行ったり、新たなプランを作成することも可能です。

これらの機能は、従業員の働きやすさ向上にもつながり、組織全体の生産性を向上させることができます。

売上向上

サイトコントローラーの導入により、施設の売上向上を図ることができます。例えば、繁忙期は自社予約を最安値に設定し、OTAの料金を調節することで、自社予約の比率を上げることが可能です。一方、閑散期はOTAへの露出を増やし、販促を拡大することで売上を上げることができます。複数のOTAを一元管理することで、より多くのOTAに販売ルートを広げ、露出を広げることも可能です。

また、サイトコントローラーではリアルタイムで在庫や価格の調整が可能なため、在庫状況に応じて柔軟に価格調整を行うことができます。これにより、現状の在庫を把握した上で、最適な価格での販売が可能となり、売上向上につながります。

さらに、一部のサイトコントローラーでは新たなプランを作成し、これを各OTAに販売することも可能です。これにより、多様なニーズに対応したプランを提供することで、より多くの顧客を獲得し、売上を上げることができます。

サイトコントローラーの選定ポイント

ここまでサイトコントローラーの役割や機能、メリットについて解説しました。実際に導入を検討する際には、たくさんのサイトコントローラーがあるため、どのサイトコントローラーがいいか選定する必要があります。

ここでは、サイトコントローラーを導入する際の選定ポイントについて解説します。

自社のシステムと連携しているかどうか

サイトコントローラーを選定する際の重要なポイントの一つは、自社のシステムと連携できるかどうかです。自社のPMSや自社の予約システムと連携していない場合、一元管理ができず、結果的に人力での作業が必要になります。これにより、業務効率が低下してしまう可能性があります。

そのため、まずは自社のシステムを確認し、どのサイトコントローラーと連携可能かを選定基準にすることが重要です。また、販促したいOTAがある場合、そのOTAと連携しているサイトコントローラーを選ぶことも必要です。サイトコントローラーの中には、連携しているOTAが限られているものもあります。またリアルのエージェントのシステムや、海外のホールセラーと接続できるシステムも限られるため、事前に確認することが大切です。

サポート体制が整っているか

サイトコントローラーを選定する際には、サポート体制が整っているかどうかも重要なポイントです。新しいシステムを導入する際には、使用するスタッフのレベルやシステムの操作感によって、導入に時間や労力がかかる場合があります。そのため、導入した後のアフターサポートが充実していることが重要です。導入後に画面の説明や使い方のマニュアルが用意されていたり、いつでも聞ける体制があるサイトコントローラーを選ぶことで、導入する際の難易度を下げることができます。また、サイトコントローラーの運用中にトラブルが発生した場合、いつでも迅速に対応できるサポート体制が整っていることも重要なポイントの一つです。

さらに、体制だけではなくサポートスタッフの知識や対応力も重要です。サポートスタッフに十分な知識がない場合、トラブルが発生しても、対応方法に時間がかかり迅速に解決できない可能性があります。そのため、サポート体制の確認とともに、サポートスタッフのレベルも選定基準に加えることをおすすめします。

まとめ

サイトコントローラーは、宿泊業界における業務効率化と収益最大化を実現するための強力なツールです。複数の予約サイトを一元管理し、在庫や料金のリアルタイム更新、予約情報の一括管理、データの蓄積と分析など、多岐にわたる機能を提供します。

サイトコントローラーを導入することで、業務の手間を大幅に削減し、オーバーブッキングのリスクを軽減することができます。また、リアルタイムでの価格調整や新たなプランの作成など、柔軟な販売戦略を実現することができます。

サイトコントローラーを選定する際には、自社のシステムとの連携やサポート体制・スタッフの知識や対応力を重視することが重要です。これにより、効果的にサイトコントローラーを活用し、経営効率を向上させることができます。

サイトコントローラーを導入し、業務効率化をしつつ売上を向上して利益向上を図りましょう。